mail

一日に何十通、何百通ものメールを受信している人は、多いと思います。

そんな中、メールの返信をし忘れてしまったり、メールを見ること自体を忘れてしまうこともあるでしょう。

友人とのプライベートなメールでも、仕事上大切なメールでも、このようなミスは、トラブルの元になります。

どうしたら、返信忘れを防ぐことができるでしょうか?

 

例えば、時間がないときに10通のメールを受信したら、あなたはどう処理していますか?

送信元とタイトルを見て、重要性、緊急性の高そうなメールから順番に処理をして、それ以外は後で処理する。

それが普通ですね。

ところが、これだと重要性、緊急性の低いメールに対して、返信をし忘れてしまう可能性があります。

 

メールを返信する時間がないときには、メールを全く見ずに、いま優先するべきタスクに取り掛かる。

時間が出来た時に、まとめてメールを読み、返信をする。

そんな時にも、送信元や内容にかかわらず、受信した順に処理していく。

 

こうすることで、あっちには返信したけど、こっちには返信していない、ということを記憶しておく必要が無くなります。

仕事をスピーディに確実にこなしていくには、余計な記憶をしないということが大切です。

メールを読んで、返信の必要がある内容なら、保留にせず、そのまま返信する。

内容によって無理な場合もあるでしょうが、できるだけ、これを徹底してみましょう。

 

また、メールは、その日のうちに返信する、というのが原則です。

いつも、その日のうちに返信することを心掛けていると、万が一、返信し忘れた時に、相手が心配してくれることもあります。

「昨日、メールを送ったのですが、読んで頂けましたか?」と確認のメールを送ってくれることもあるでしょうし、急ぎのメールなら電話がかかってくるかもしれません。

いつも、返信を翌日や翌々日にしていると、ああ、いつものことかと、送った方も送ったことを忘れてしまいます。

たまに、メールを送って一週間後に返信をくれる人がいますが、それを受け取ったこちらは、「ん?何のことだっけ?」と内容を思い出すことから始めなければなりません。

 

メールの返信、早い人はいつも早いし、遅い人はいつも遅いですよね。

メールの返信が早い人との仕事は、とてもスムーズに進んでいきます。

 

今は、電話よりもメールで遣り取りをするほうが遥かに多い時代です。

こんなに便利なメールという道具を有効に使うためにも、メールを送るタイミングを誤らないように気をつけたいものです。

起業して頑張っている人だけにオススメする8冊


 

私が買ってよかったパソコン&iPhone関連商品 トップ8